为什么Excel无法代替人力资源管理系统？

如今很多企业逐渐意识到企业人力资源管理的重要性，开始着手应用人力资源管理系统来解决企业人力资源管理问题。同样，Excel作为电子表格数据记录的最佳工具也被很多小企业用于企业人事管理，也能够满足平时的员工信息记录、绩效数据、工资管理等需求。但是在企业实际做人力资源管理的过程中，绝大多数企业选择使用人力资源管理系统而不采用Excel软件来进行人事管理，除了因为人力资源管理系统在专业性上远超Excel外，在功能和便捷性上也符合企业HR的需求。

那么为什么EXCEL不能取代专业的人力资源管理系统呢？我们分析了Excel电子表格和人力资源管理系统的以下本质区别和一些优缺点。

一、数据存储和安全

1.人力资源系统比Excel更适合数据存储，便于企业内部的长期数据管理，从而根据后期的历史数据分析企业内部情况，为领导决策提供有力的依据。

2.人力资源系统的安全性远远高于电子表格。人力资源管理系统具有专业的数据管理和备份机制，可有效防止Excel易受病毒攻击，造成Excel文件损坏，或因操作人员误操作造成数据丢失。

3.人力资源系统也可以通过权限管理来控制数据，这样只有相应的人员才能看到相应的信息，太多的企业秘密不会暴露给太多的人员。但是，人力资源管理系统并不是简单的依靠密码来保护我们的数据安全，而是记录每个操作过系统的人的信息，并保存相关操作，以便发现异常情况后进行恢复工作。

二、数据信息集成便于获取

就具体应用而言，用Excel分析小批量数据非常困难。内置功能几乎可以满足现实中90%以上的数据分析需求。此外，它的数据报告功能是灵活的，它是足够简单的。即使从数据的角度来看，也可以很容易地为中学生总结出一份小报告。这是电子表格的最大优势。

但是，如果在企业中使用Excel进行长期的数据存储和海量数据分析，将会给企业带来灾难性的后果，因为Excel只能作为桌面数据库使用，任何查询都会导致所有数据的重新计算，这不仅会使计算机疲惫不堪，还会占用大量的CPU，并对内存造成沉重的负担。

此外，员工的个人信息涉及到很多方面，包括学历、出生日期、工资、考勤数据、五险一金信息、合同签订信息等。它可能存储在多个文档中，可能是excel、word，甚至只是出现在员工注册的纸质表单上。一般来说，定期组织人事信息并不容易，更不用说更新了，因为它太多了。这样，就不能保证人员信息的准确性。想象一下，如果领导需要一份人事报告，该报告中的数据涉及多个文档的内容，这是一项复杂且劳动密集型的工作。如果企业使用人力资源管理系统，人事报告的生成或导出是几分钟的事情，甚至是一个关键。因此，人事管理系统是一个智能化和集成化的信息源。企业越重视人力资源管理，就越能认识到人事管理系统作为信息来源的优势，这对企业的人力决策有很大的帮助。它能把企业的发展带到一个新的水平。

三、数据处理量和数据存储容量

1.我们使用的电子表格可以很好地处理一些数据量很小的文件，但是当数据量达到10，000时，电子表格的处理速度和效率会慢慢感到非常困难，这也是对计算机性能的一大考验。如果我们在Excel中应用大量的公式和宏，速度和稳定性会大大降低；

2.对于一些长期使用电子表格的企业来说，由于数据长期存放在不同的电子表格文件中，往往需要使用表格关联等功能来获取所需的统计数据，这也是对计算机性能和操作人员技术水平的测试；

3.因为单个的Excel不能存储太多的数据，否则很容易导致文件崩溃或者打开速度慢，所以我们只能将这些数据存储在不同的文件中。但是，如果我们很久以前突然想查询，当我们想再次搜索这个文件的时候，我们不可避免的会在上面花费大量的时间，并且存在严重的安全隐患，这将会影响到企业的工作和收入。

4.使用人力资源管理系统后，可以处理的数据量将大大提高。只要有足够的硬盘空间，人力资源管理系统就可以存储更多的数据；在处理这些大量数据时，不需要等待很长时间。像傻瓜一样的操作界面会让你更方便地处理数据，并随意获取你想要的数据信息。人力资源管理系统将给我们的工作带来质的变化。

四、方便访问查询的信息库

如果不使用人事管理系统，所有人事数据的提取将依赖于人力，而人力通常掌握在企业的某个员工手中。如果领导想查阅某个数据，他需要先找到一个负责该数据统计的员工。然后，主管员工将在电脑中搜索各种数据，最后将其汇总成一份报告，然后发送给领导。在这个耗时的过程中，最重要的不是数据不及时。最致命的是，人工获取的数据在与考勤数据、工资数据等人为因素混合后可能会被修改。对于领导者来说，这可能是为某个员工花更多钱的问题。然而，如果越来越多的员工知道这种黑箱操作，员工会对企业产生什么样的负面想法？有没有人愿意在一个不能保证公平的企业里呆很长时间？人事管理系统提供的数据是第一手的，未经修改。修改后，管理员可以通过操作日志找到它。因此，人事管理系统可以保证人事数据的全面、准确和未经过滤，是企业主和员工可以完全信任的数据。

五、人力资源管理系统功能强大，提供更加个性化的操作

1.通过以上的了解，Excel确实有很好的表现，可以帮助我们提高工作效率。然而，当企业面临大量的内部数据处理、历史数据查询、历史数据比较等问题时，Excel的功能将受到严重的限制，这既不能很好地满足我们的需求，也不能保证我们的数据安全，这将是企业长期管理的一大隐患。

2.我们的人力资源管理系统不仅很好地解决了Excel的问题，而且通过长期被许多客户应用，不断完善我们的人力资源管理系统。现在可以与Excel完美结合，充分利用Excel的优势，将二者的优势结合起来，提高我们的工作效率，保证数据的安全性和完整性；

3.在人力资源管理系统中，我们还提供历史数据的分析功能，比较企业过去留下的历史数据，了解企业的运作情况，实时控制企业的内部情况，为企业管理层的决策层提供良好的依据。

4.根据我们实施的这些企业案例，人力资源管理系统是为人力资源涉及的各个方面开发的软件，而Excel是一个通用的小型软件。然而，在人力资源管理方面，我们需要更多的个性化设置，所以人力资源管理系统将是我们在人力资源管理方面的最佳选择。

六、有利于企业择优选拔人才

当只有excel管理人力资源信息时，如果领导者想根据员工的技能或优势来选择人才，那么领导者必须将员工的人事档案翻一番，并且只能凭记忆记住某个人有什么优势来满足他们的选择需求，这是不够客观和全面的。人事管理系统可以对员工的数据进行分类和搜索。例如，如果领导想在企业中找到一个英语口语优秀的人才，他可以通过在人事管理系统的人事信息数据库中搜索条件来快速定位所需的人才。如果有更多的匹配人员，他可以继续根据设置的条件进行筛选，直到选出最合适的人才。

使用专业的人力资源管理系统不仅可以提高员工的工作效率，而且企业决策者必须看到的是，实施人事管理软件后，整合、准确、全面的信息不仅可以使企业主对企业的人力资源有一个准确、全面的了解，而且可以成为企业领导进行人力决策的最有价值的参考，这是excel无法为企业做到的！