会务管理知识

发布于:2018-10-10 21:18:56 来源:会务管理 作者:会务管理

会议管理,看似简单,但真正把它做好,却是秘书或者其他行政办公人员比较头疼的事情。业界流行一句话,叫做:“会而议,议而决,决而行,行而彻。”这句话读起来琅琅上口,简明扼要,亦有一些企业将之张贴会议室一偶,但是真正将会议管理做好,绝非易事。在实际工作中,要不就是会而不议,或者就是议而不决,或者决而不行,凡此种种,皆存业界。

会议管理必看(会务管理知识分享)

我朋友的公司,一家高新技术企业,也是天天开会。一天必须开三次会,早上上班前一次,中午上班前一次,下午下班后一次。现在,倒闭了!

当然开会不是倒闭的唯一原因,但后来据朋友分析,天天开会的企业文化,容易造成人浮于事,员工执行力不足。

为什么天天开会容易造成人浮于事,员工执行力不足呢?原因有三点:(请关注我,点赞我)

第一,容易培养员工“当官”的心理。

职场有句不成文的话“开会的都是当领导的”,为什么会有这样的话。不管是在官场还是职场,领导不是在开会,就是在开会的路上。因为他们需要解决问题,需要研究方向,所以他们需要不断开会。但是,如果执行者也天天开会,那么他们也会有“当官”的心理,从而变成“指挥者”,而不是“执行者”。

第二,容易造成员工为了开会而开会。

一天两次会议,有那么多问题要探讨?有那么多事情要解决?所有不以解决问题为目的的开会都是耍流氓。很多公司利用开会来做激励或者了解员工的工作情况,我觉得效果有限,一方面,打鸡血并不能够提高员工的业绩,另一方面,了解员工的工作情况其实并没有什么用,领导完全可以在不占用员工工作时间的情况下来进行了解,而没必要专门开会。

第三,占用员工大量执行的时间。

员工执行不行,就没有好的结果。在工作中,工作靠结果。公司就是靠员工的结果来生存的。如果所有人,一个月下来都没有卖出公司的产品,那公司恐怕就生存不下去了。而你,就是靠给公司的结果,获得你应有的回报。

当开会占去员工大量执行的时间,员工就很难有结果。

所以,频繁开会,效果并不好。

作家杰弗里.基廷曾说过:“创业公司里,注意力是一种稀缺资源。所以,不如用开会的时间去做点别的事情。”员工参加的会议越多,时间越久,成本就越大,能不开的会就别开,能开短会就别开长会,这样员工才能把更多的精力用于认真工作。

但是,很多公司常年不开一次会议,这也是存在问题的。那该如何做,才能让会议效用发挥到最大呢?要遵循以下6大原则:

原则一:要按对象分

召开会议的次数,总体来说要少而精,但也不能一刀切。具体召开会议的次数,要根据不同的情况、不同的岗位、不同的层级来定。

1.不同的情况。

有些工作问题比较多,需要沟通比较多,那就需要多开会。比如,项目型的工作,既要对内沟通,又要对外沟通,且问题很容易出现,衔接性比较强,涉及的部门也比较多,这种情况,必须开会才能解决问题。

另外员工的工作需要延续性的,尽量少开会。如研发岗位,他们可能需要长时间去思考,如果你早上开一个会,然后隔两个小时又叫他们去开会,你是在扼杀他们的研发生命。

2.不同岗位。

一般来说,职能型岗位开会次数不要太多,如人力资源岗位,可以每周开一次。像一些销售岗位、操作岗位、易出错的岗位,则应加大开会的频率,可以每天开一次。如一些普工、品质工、服务员等一些一出错就容易出问题的岗位。如果你管理一家餐厅,那你每天不开会是很不正常的,你很难控制员工的工作质量。

3.不同层级。

总的来说,管理层岗位要多开会,而执行层岗位要少开会。层级越高,开会次数要越多。因为开会是一种沟通,而中高层平时就是要多沟通,才能让公司发展得越来越好!

原则二:要短而高效

有句话这样说:开会就像女孩子的裙子,越短越好!

总之,别把时间耗费在那些无谓的开会上,能用一句话说完的,就别用两句话。

所以,公司的会议时间的设置,尽量往时间短里设置。

很多人通知开会时间,基本上都是9点开始,然后后面没有结束时间,我就知道,这次会议肯定是长而臭了。浪费大家的时间。

如何做到高效呢?最重要的是,要有议题。开会要有一个目的,目的就是要解决什么问题。然后围绕要解决的问题谈建议、谈看法、谈解决方法,其他的废话少说。

原则三:要有拍板人在

没有拍板人人的会议不要开。因为没有拍板人的会议,很可能是无效的。比如,公司的产品出了品质问题,然后你要组织各部门负责人开会,结果老板不在,开会的都是平级的部门负责人,那这个会议基本是无效的,因为大家都只会推脱责任,相信开一个下午,该解决的问题没有解决,散会后,该有的解决方案没有。

所以,你们老板经常叫你组织会议,其实有很大可能是无效的会议。

原则四:不要期望靠会议来解决问题

在很多人的观念里,出问题,开会!要沟通,开会!要布置任务,开会!

明明一两句话就能解决的问题,非要开会!

明明走到员工身边就能交代的事情,非要开会!

其实优秀的管理者不要期望通过会议来解决问题!

开会永远是最后的选择!优秀的管理者要学会把带有规律性的问题找出来,设计一套规则与政策来解决反复发生的问题。有了规则与政策,未来就靠这些规则与政策来解决大多数问题。反过来说,如果一家公司需要天天开会去解决问题,那说明这家公司的管理者天天都在“救火”。

这种“救火”的会议,开得越多,公司失败得越快!

原则五:要有跟踪

有些会议非开不可,那开了就要有结果,有结果就一定要跟踪。没有跟踪的会议,又白开了!

所以,开会的时候,要有会议纪要,会后,要发给相关参会人员,同时,对在会上要求完成的事项,要有责任人,要有完成时间,到时间后,要有验收和通报等。

原则六:要有时间观念

会议时间的安排,要么在上班前,要么下班后,不要安排在中间。

比如,你们公司上班时间是8:30-12:00,13:30-17:30,那你的会议安排时间可以选择在8:40-9:40;11:00-12:00;13:40-14:40,16:30-17:30.

开会前,要预估好结束的时间,尽量在规定的时间内结束,以免耽误大家的工作。

以上六个原则,希望对你有帮助。

其实,一家公司的开会文化,是由老板决定的。也许老板有自己的看法,但你作为hrm,可以参照以上原则,试着去跟老板沟通,看看能否说服老板。


会议步骤

1、清楚地述会议的目标。

2、准备与分配会议议程与主题。

3、确定与会者名单(尤其是团队以外的成员)。

4、通知并再次提醒与会者,使其明晓会议的目的、时间、地点。

5、准备会议使用的场所以及必备的器材与文具。

6、建立或确认开会时共识或守则。例如:会议准时开始,不准任何人迟到,别人在说话时不能打忿以及与会前需作准备等。

7、确实使议题都被处理,处理的方式是作成决议,延到下次再议或取消该议题。

8、记录重要的观点或决定,成员所被分派的任务。

9、记录非议程中所列项目以便下次讨论。

10、记录会议使用的时间、讨论的主题、完成的项目、作成的决定、与会者的姓名。


会议的主要目的就是解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策,常常是员工的梦魇;员工花太多时间在无效率的会议上,不仅浪费公司成本,也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题,是“高效会议管理技巧”的中心议题。



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