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岗位说明书该怎么写?

日期2020-05-08浏览量140次 发布者东宝人力资源软件

职位说明书(也称职务说明书,岗位说明书)是通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式,使之成为指导性的管理文件。


岗位说明书(简称JD)不仅对招聘工作有指导意义,对薪酬、绩效、人员任用及配置等方面都有指导意义,岗位说明书的编制是人力资源工作的核心和基础。

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公司每次管理升级时总会聘请外部专家来进行指导,而岗位说明书的编制则是每位专家都会组织开展的工作,其重要性可见一斑,也正因此,我对岗位说明书的编制有一些初步的认识。下面,一同与大家分享:

一、岗位说明书编制责任者

一般情况,岗位说明书的编制要求HR或专家与对应岗位上级人员来共同完成,并经上级的上级批准生效。


二、岗位说明书包含内容

岗位说明书重点有两大方面的内容,即岗位描述和任职资格,详细内容则可分为:岗位基本信息、岗位设置目的、岗位关系图、岗位职责、工作衔接关系、岗位权限、工作要求、任职资格、工作环境及所使用设备等。

要全面回答这些内容,可归结为对8个因素(6W1H1Q)的认识与理解:6W即责任人(WHO)、做什么(WHAT)、为谁做(WHOM)、何时(WHEN)、何地(WHERE)、为何做(WHY),1H即如何做(HOW),1Q即具备何种资格(QUALIFICATIONS)。

这8个因素的答案的获得,需要通过工作分析来达成,所以说岗位说明书的编制,重点工作是做好工作分析。


三、岗位说明书的编制

1、准备阶段

重点要做好岗位说明书编制的前期宣传、培训工作,使得员工明白岗位说明书的重要性,进而促进员工参与该项工作,做好配合;与此同时,要对各部门管理人员尤其是负责人进行相关知识和方法的培训,以促进后续工作取得实效;在此阶段还要讨论形成统一的岗位说明书编制工具库,主要是对相关行为等的标准描述以及其它规范性内容。

2、信息收集阶段

岗位说明书的编制关键是进行工作分析,这也是信息收集阶段的主要工作。工作分析常用的方法有3种:观察法、问卷调查法、访谈法。

我们采取的是访谈法,首先安排各部门针对各岗位实际情况填写好下表,然后再针对职位描述和任职资格与各部门负责人进行访谈,就岗位说明书所需信息达成一致。

3、整理汇编阶段

信息收集以后,由HR针对岗位说明书编制工具中的相关专业术语,对岗位说明书的规范性进行统一,并结合实际工作情况形成岗位说明书。


四、注意事项

1、要做好岗位说明书编制的引导工作。做好宣传,促使全员尤其是管理层认识该项工作的重要性,以便编制工作的顺利开展,也为促进岗位说明书在实际工作中的应用能够落实,而非摆设。

2、针对岗位进行编制。岗位说明书的编制应该是针对岗位进行分析的,过程中可以参考该岗位表现突出的员工所应具备的素质,但总体而言是对岗不对人的。

3、要充分减少灰色地带。岗位说明书的编制要充分沟通,确保组织的各项工作都落实到每个岗位上,尽量减少一些职责不明的灰色地带。

4、岗位说明书表述要规范。岗位说明书体现的是规范,其表述要统一,如设为哪几种权限、哪几种劳动强度等,都要统一。

5、岗位说明书要定期更新。企业是不断发展的,内外部情况也在不断变化,岗位说明书要结合组织实际架构、工作分工调整等因素适时进行更新。


岗位说明书,是表明企业期望员工做些什么、规定员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。岗位工作说明书最好是根据公司的具体情况进行制定,而且在编制时,要注重文字简单明了,并使用浅显易懂的文字填写;内容要越具体越好,避免形式化、书面化。另外,在实际工作当中,随着公司规模的不断扩大,岗位说明书在制定之后,还要在一定的时间内,有必要给予一定程度的修正和补充,以便与公司的实际发展状况保持同步。而且,岗位工作说明书的基本格式,也要因不同的情况而异。